Lista de comprobación para la evaluación de un sistema ERP de distribución de combustible

Evalúa el sistema, no la lista de funciones

La elección del sistema que gestione una distribuidora de combustible es una de las decisiones tecnológicas más importantes que tomará la empresa.

En lugar de comparar largas listas de características, esta lista de verificación analiza cómo gestiona cada proveedor cada tipo de combustible que vendes, cada forma de suministro y cómo funcionan los precios y los márgenes en cada caso. A continuación, evalúa cómo se comportan los aspectos financieros, la plataforma y la relación a medida que tu negocio crece.

La lista de verificación abarca 75 capacidades repartidas en siete categorías. Cada categoría cuenta con una columna para indicar tu prioridad y espacio para comparar hasta tres proveedores en paralelo. Valora cada capacidad como «Alta», «Media» o «Baja» en función de cómo funciona tu empresa en la actualidad y, a continuación, comprueba qué proveedores la ofrecen en su producto, no solo en una hoja de ruta.

Las siete categorías de evaluación

Cada categoría comienza con la pregunta que tu equipo debería ser capaz de responder antes de firmar.

Operaciones con múltiples combustibles y modelos¿El sistema gestiona todos los combustibles que vendes y todas las formas en que los distribuyes, al mismo tiempo?
Precios, costes y control de márgenes¿Puede el departamento financiero controlar los precios y los costes en el momento en que sale la mercancía del almacén, o se factura la entrega de la tarde al coste de la mañana?
Gestión de envíos, entregas y operaciones sobre el terreno¿La logística de reparto forma parte del ERP o es un sistema más que hay que integrar y conciliar?
Aspectos financieros fundamentales y administración interna¿Se mantendrán las cifras financieras a medida que la empresa amplíe su oferta de combustibles, sus centros de distribución y sus adquisiciones?
Experiencia de usuario, IA y automatización¿Con qué rapidez lo adoptarán realmente la oficina, el centro de expedición y el camión?
Tecnología, plataforma y extensibilidad¿Puede la plataforma adaptarse al mismo ritmo que el negocio, sin necesidad de un desarrollador ni de dedicar un fin de semana a actualizarla?
Valor, asistencia y éxito a largo plazo¿Cómo se presentan los costes y la relación tres años después de la puesta en marcha?

Funcionalidades que merece la pena probar en la demo

Cada punto de la lista de comprobación es importante, pero estos son los que más información te aportan a partir de la respuesta del proveedor. Pide a cada proveedor que te los muestre en el producto, con tus propios datos.

Alza intradía del precio

Envía los precios actualizados a la red comercial a mediodía para que un envío con entrega a las 14:00 horas no se facture según la tarifa de las 8:00 horas.

Reversión de entrega

Introduce en el pedido los galones reales, las lecturas del contador, el camión, el conductor y el albarán, sin introducir ningún dato por duplicado.

Telemetría y previsión de tanques

Generar pedidos a partir de los niveles de los depósitos supervisados y de las previsiones de grados-día para reducir los casos de agotamiento de existencias y las entregas de emergencia.

Existencias propiedad del cliente

Presta apoyo en trabajos de mero transporte, en los que se trasladan productos de los que nunca se adquiere la titularidad.

Controles de productos de marca

Evitar que se venda combustible inadecuado en virtud de un contrato de suministro de marca.

Reconciliación en Volume

Conciliar de forma masiva las entregas sobre el terreno con los pedidos administrativos, de modo que el cierre de mes se realice en días y no en semanas.

«Vertrax Energy es una solución integral, tanto interna como externa —desde la oficina hasta el camión—, que permite a organizaciones enteras aumentar su eficiencia».

Jason G., vicepresidente de Operaciones

Convierte los resultados en una decisión

Establece las prioridades antes de la demostración
Valora cada aspecto como «Alto», «Medio» o «Bajo» en función de cómo funciona actualmente tu empresa, con los responsables de operaciones y finanzas presentes en la reunión.
Haz que los proveedores muestren los precios máximos
Marca la casilla de un proveedor solo cuando se haya demostrado que el producto cuenta con esa funcionalidad con tus propios datos, y no solo porque se describa en una diapositiva o se prometa en una hoja de ruta.
Cuenta lo que queda atrás
Cada casilla sin marcar que gestiona un sistema independiente supone una integración que hay que desarrollar, pagar y conciliar. Hay que sumarlas al coste total de propiedad.

Acerca de Vertrax Energy

Vertrax Energy es una solución integrada de ERP en la nube y logística de reparto para distribuidores multicombustibles: finanzas, inventario, fijación de precios, gestión de envíos, reparto y servicio de campo, todo ello en un único producto y una única base de datos. Está diseñada para distribuidores que no operan con un único combustible ni un único canal: cada producto que venden, cada modelo de reparto que gestionan y cada segmento al que prestan servicio, desde la refinería hasta el hogar. El motor de entregas Smartdrops gestiona la planificación de envíos, las rutas y la movilidad de los conductores desde el propio producto, por lo que no es necesario introducir los datos dos veces entre el terreno y la oficina.

Desarrollada sobre la plataforma en la nube de Acumatica, Vertrax fue adquirida en 2026 por Acumatica, un reconocido líder del mercado de ERP que presta servicio a más de 10 000 empresas en todo el mundo y cuenta con los índices de satisfacción del cliente más altos del sector.